7 признака, че бизнесът ви се нуждае от CRM система

С разрастването на един бизнес управлението на информацията за клиентите става все по-трудно. В началото електронните таблици, имейлите, бележниците и личните напомняния може да бъдат достатъчни. С течение на времето обаче важната информация се разпилява, последващите контакти се пропускат, а екипът губи ясна представа за процеса на продажба.

Системата за управление на взаимоотношенията с клиентите, позната като CRM, обединява тази информация и помага на бизнеса да управлява по-ефективно своите клиенти, комуникация, възможности за продажба и ежедневни задачи.

Ето седем признака, че вашият бизнес може да се нуждае от CRM система.

1. Информацията за клиентите се съхранява на различни места

Един служител пази данните за клиентите в електронна таблица, друг използва папки в електронната си поща, а трети разчита на бележки или на собствената си памет. Това затруднява намирането на пълна и точна информация в момента, когато тя е необходима.

CRM системата създава едно централно място, където оторизираните служители могат да намират данни за контакт, предишни разговори, оферти, документи и актуалния статус на всеки клиент.

2. Потенциални клиенти се забравят

Едно ново запитване пристига по имейл, друго идва през Facebook, а трети човек се обажда по телефона. Без ясно установен процес част от тези възможности лесно могат да бъдат забравени.

CRM системата регистрира всеки потенциален клиент и позволява на екипа да планира последващи действия, да разпределя отговорностите и да получава напомняния. Така се намалява рискът да бъде загубена продажба само защото никой не се е свързал с клиента навреме.

3. Не виждате ясно процеса на продажба

Ако не можете бързо да отговорите колко нови запитвания имате, кои оферти все още са активни или защо губите потенциални клиенти, на бизнеса му липсва достатъчна видимост.

CRM системата подрежда възможностите в ясни етапи, например:

Ново запитване
Първоначална консултация
Анализ на изискванията
Изпратена оферта
Преговори
Стартиран проект
Завършена или загубена възможност

Това улеснява разбирането на случващото се и показва къде са необходими конкретни действия.

4. Екипът ви работи с непълна или остаряла информация

Когато информацията не се споделя правилно, служителите могат да се свържат два пъти с един и същ клиент, да дадат различни отговори или да пропуснат важен предишен разговор.

Със CRM системата екипът работи със споделена и актуална история на клиента. Всеки може да види какво вече е обсъдено, какво е обещано и каква трябва да бъде следващата стъпка.

5. Повтарящите се задачи отнемат прекалено много време

Изпращането на сходни имейли, създаването на напомняния, разпределянето на запитвания, актуализирането на клиентски статуси и изготвянето на основни отчети могат да отнемат ценно работно време.

Подходящата CRM система може да автоматизира голяма част от тези дейности. Автоматизацията обаче трябва да бъде въведена внимателно. Целта не е процесът да стане по-сложен, а да се премахне ненужната ръчна работа и служителите да имат повече време за клиентите.

6. Не знаете какъв оборот сте направили през месеца

Месецът приключва, но никой не може да каже със сигурност дали бизнесът е направил оборот от 3000 или 4500 евро. Част от информацията е във фактури, друга е в имейли, банкови преводи, електронни таблици или лични записки. За да се получи точен резултат, някой трябва ръчно да събира и сравнява всичко.

Това не е просто административно неудобство. Когато не знаете какъв резултат сте постигнали, не можете да прецените кои услуги се продават, кои клиенти носят най-голяма стойност и дали бизнесът действително се развива.

CRM системата показва спечелените сделки, тяхната стойност и очакваните плащания на едно място. Така във всеки момент разполагате с ясна представа за постигнатото през месеца, вместо да разчитате на предположения.

7. Настоящата ви система не може да поддържа бъдещия растеж

Процес, който работи добре при десет клиента, може да се окаже неефективен при сто. Повече запитвания, служители, комуникационни канали и услуги създават повече възможности за допускане на грешки.

Внедряването на CRM система, преди съществуващият процес да стане неуправляем, осигурява по-стабилна основа за растеж. Това също улеснява обучението на нови служители и поддържането на последователен начин на работа.

Не всяка CRM система е подходяща за всеки бизнес

Осъзнаването на необходимостта от CRM е само първата стъпка. Системата трябва да отговаря на конкретната дейност, процесите, размера на екипа и бъдещите планове на организацията.

Транспортна компания може да се нуждае от проследяване на пратки и комуникация с шофьори. Козметичен салон може да се фокусира върху записването на часове, предпочитанията на клиентите и автоматичните напомняния. Консултантска компания може да има нужда от подробни етапи на продажбите, документи, проследяване на проекти и история на комуникацията.

Изборът на система само защото е популярна може да доведе до плащане за функции, които никога няма да бъдат използвани, докато същевременно липсват възможности, които са от съществено значение за бизнеса.

Правилната CRM система започва с правилните въпроси

Преди да избере CRM система, бизнесът трябва да определи:

Откъде идват запитванията на клиентите
Каква информация трябва да се съхранява
Как протича настоящият процес на продажба
Кои служители трябва да имат достъп
Кои задачи трябва да бъдат автоматизирани
С кои съществуващи системи трябва да има връзка
Как се очаква бизнесът да се развива

Тези въпроси помагат полезните функции да бъдат отделени от ненужната сложност.

В ItPilot всяка препоръка започва с анализ на начина, по който бизнесът действително работи. Цветозар Денчев помага на организациите да определят своите изисквания, да сравнят подходящите решения и да изберат CRM система, която подпомага както настоящата им работа, така и бъдещото им развитие.

Целта не е просто да бъде внедрен нов софтуер. Целта е да бъде създаден по-ясен, организиран и ефективен начин на работа.

Автор: Цветозар Денчев, основател на ItPilot и IT консултант.