Защо да използвате IT консултант за своя бизнес?

Изборът на бизнес софтуер често изглежда по-лесен, отколкото е в действителност. На пазара има огромен брой CRM и ERP системи, счетоводни програми, облачни платформи и специализирани решения. Всяко от тях обещава по-добра организация, автоматизация и развитие.

Но най-популярният или най-скъпият продукт невинаги е правилният избор за конкретния бизнес.

Неподходящият софтуер може да доведе до излишни разходи, затруднена работа, загуба на време и необходимост от нова миграция след няколко месеца. Ролята на IT консултанта е първо да разбере начина, по който работи организацията, и едва след това да потърси подходящото технологично решение.

Изборът започва с проблема, а не с продукта

Преди да се разглеждат конкретни системи, трябва ясно да се определи какъв проблем трябва да бъде разрешен.

Например:

губите информация за клиенти и запитвания.
екипът използва различни таблици и приложения.
задачите се следят трудно.
липсва ясна информация за продажбите.
голяма част от работата се извършва ръчно.
настоящият софтуер вече не отговаря на нуждите ви.

Колкото по-точно бъде формулиран проблемът, толкова по-лесно е да се намери подходящото решение.

Въпросът не трябва да бъде просто „Коя CRM система е най-добрата?“, а „Коя CRM система отговаря на начина, по който работи моят екип?“

Всеки бизнес има различни нужди

Подходящата система не може да бъде избрана единствено според общото наименование на дейността.

CRM или ERP система, разработена за транспортна компания, може да съдържа множество функции, които са напълно ненужни за козметичен салон. По същия начин производствена фирма със склад няма да работи ефективно със софтуер, предназначен за стоматологична практика.

Дори в медицината нуждите се различават. Системата за зъболекари няма същите изисквания като тази за УНГ специалисти, уролози или лекари в друга област.

Затова анализът започва от областта на работа и постепенно навлиза в конкретната дейност. Ако например компанията се занимава с транспорт, трябва да разберем:

работи ли на национално или международно ниво.
какъв вид транспорт извършва.
какви товари превозва.
колко превозни средства управлява.
как се приемат и проследяват поръчките.
каква информация е необходима на служителите и клиентите.

Компания, която извършва предимно сухопътен транспорт на стоки от първа необходимост в страната, има много по-конкретни нужди от общото определение „транспортна фирма“.

С всеки следващ въпрос премахваме неподходящите възможности, докато не останат само функциите, от които бизнесът действително се нуждае. Едва тогава започва сравнението на конкретните технологични решения.

Не са ви необходими всички възможни функции

Много системи привличат вниманието с дълъг списък от възможности. Големият брой функции обаче не означава автоматично, че системата е подходяща.

Обикновено изискванията могат да бъдат разделени в три групи:

Задължителни функции

Това са възможностите, без които системата не може да изпълнява основната си задача.

Желателни функции

Те биха улеснили работата, но не са критични за първоначалното внедряване.

Бъдещи функции

Това са възможности, които могат да станат необходими при разрастване на бизнеса.

Това разделение предпазва организацията от закупуването на прекалено сложна и скъпа система, голяма част от която никога няма да бъде използвана.

Цената не е единственият разход

Месечният абонамент е само част от реалната цена на едно софтуерно решение.

Трябва да бъдат отчетени още:

първоначалната настройка.
прехвърлянето на съществуващите данни.
обучението на служителите.
интеграцията с други системи.
техническата поддръжка.
бъдещите допълнения и промени.

Едно евтино решение може да излезе значително по-скъпо, ако изисква постоянни доработки или създава допълнителна ръчна работа.

По-важният въпрос не е „Колко струва софтуерът?“, а „Каква стойност ще донесе той на бизнеса?“

Софтуерът трябва да работи с останалите ви системи

Бизнес софтуерът рядко работи напълно самостоятелно. Често е необходимо да бъде свързан с електронна поща, счетоводна програма, онлайн магазин, платежна система, телефония или други инструменти.

Затова трябва да се провери дали системата:

предлага необходимите интеграции.
разполага с API.
позволява лесно извличане на информацията.
може да бъде свързана с настоящите инструменти.
дава възможност данните да бъдат прехвърлени при бъдеща промяна.

Липсата на подходящи интеграции може да създаде повече работа, вместо да спести време.

Решението трябва да позволява развитие

Подходящият софтуер трябва да покрива настоящите нужди, но и да позволява бъдещо развитие.

Важно е да се провери:

могат ли да се добавят нови потребители.
как се променя цената при разрастване.
има ли допълнителни модули.
поддържат ли се повече екипи или локации.
могат ли да бъдат автоматизирани нови процеси.

Твърде ограничената система може бързо да се превърне в пречка. Прекалено сложната обаче може да натовари бизнеса с ненужни разходи още от самото начало.

Целта е да бъде намерен правилният баланс.

Независимият анализ защитава интереса на бизнеса

Всеки доставчик познава най-добре собствения си продукт и естествено ще представи неговите предимства. Това не означава, че предложеното решение непременно е най-подходящото за вашата организация.

Професионалният IT консултант разглежда по-голямата картина. Неговата задача е да разбере нуждите на бизнеса, да сравни различните възможности и да помогне при избора на решение, което отговаря на реалните процеси, бюджета и бъдещите цели.

Така изборът не се определя от продукта, който някой иска да продаде, а от това, което бизнесът действително трябва да постигне.

Правилното решение започва с правилните въпроси

Няма универсално най-добър бизнес софтуер. Има решение, което е най-подходящо за конкретната организация, нейните процеси и планове за развитие.

Когато изборът започне с подробен анализ, рискът от скъпи грешки значително намалява. Технологията се превръща в инструмент за развитие, вместо в още един проблем за разрешаване.

Ако не сте сигурни коя система е подходяща за вашия бизнес, ItPilot може да анализира нуждите ви, да сравни възможностите и да ви свърже с правилните технологични специалисти.

Автор: Цветозар Денчев, основател на ItPilot и IT консултант.